Wer schreibt, der bleibt - aber nur, wenn er speichert und dauerhaft sichert.

So wie unse­re Umwelt wer­den auch wir in unse­rem Ver­wal­tungs­han­deln immer digi­ta­ler. Dem­entspre­chend hat die Bis­tums­lei­tung mit ​“enaio” einem Daten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) bzw. E‑Ak­te-Sys­tem zuge­stimmt, das uns in die­sem Pro­zess unter­stüt­zen und schon in naher Zukunft unser täg­li­ches Leben beglei­ten wird. Enaio wird unse­re Arbeit spür­bar ver­ein­fa­chen — denn alle im Sys­tem vor­han­de­nen Akten wer­den jeder­zeit und über­all ver­füg­bar und durch kom­for­ta­ble Such­funk­tio­nen leicht auf­find­bar sein.
Mit der E‑Akte wer­den wir abtei­lungs­über­grei­fend The­men gemein­sam, schnell und effi­zi­ent behan­deln kön­nen, gleich­zei­tig wird aber auch dafür gesorgt, dass jeder nur das sehen darf, was ihn betrifft.
Um all das Wirk­lich­keit wer­den zu las­sen, gibt es das DMS-Team. Es will uns auf unse­rem Weg zur digi­ta­len Ver­wal­tung begleiten.

Das Team DMS ist Teil der Abtei­lung Schrift­gut­ver­wal­tung in der Haupt­ab­tei­lung Kanz­lei. Es ist zustän­dig für enaio und will das DMS im täg­li­chen Ver­wal­tungs­le­ben ankom­men las­sen. Dafür passt es das Sys­tem zunächst ein­mal auf unse­re Gewohn­hei­ten an. Gleich­zei­tig hilft uns das Team, enaio immer bes­ser zu ver­ste­hen und damit immer siche­rer zu arbeiten.

Der Sit­zungs­dienst von enaio
Mit dem Sit­zungs­dienst ist die Diö­ze­se in die digi­ta­le Welt von enaio ein­ge­stie­gen. Ordi­na­ri­ats­rat, Ver­wal­tungs­rat, Bis­tums­rat und Dom­ka­pi­tel wer­den inzwi­schen über enaio orga­ni­siert und ver­wal­tet. Damit sind die Abstim­mun­gen in den Gre­mi­en auf Dau­er trans­pa­rent und nach­voll­zieh­bar. Schritt für Schritt wer­den auch noch wei­te­re Gre­mi­en in enaio abge­bil­det werden.

Per­so­nal­ak­te für die Kle­ri­ker
Die Per­so­nal­ak­te für die Kle­ri­ker wird inzwi­schen mit enaio geführt. Sie ent­spricht in Auf­bau und Inhalt den Vor­ga­ben der Per­so­nal­ak­ten­ord­nung. Kon­trol­lier­te und nach­voll­zieh­ba­re Akten­füh­rung ergän­zen sich mit einem gestaf­fel­ten Berech­ti­gungs­kon­zept, das die jeweils not­wen­di­gen Zugän­ge zur Per­so­nal­ak­te daten­schutz­kon­form regelt.

All­ge­mei­ne Schrift­gut­ver­wal­tung
Im Moment geht’s vor allem um die All­ge­mei­ne Schrift­gut­ver­wal­tung. Sie wird unser täg­li­ches Tun unter­stüt­zen. Der­zeit star­ten das Bischöf­li­che Sekre­ta­ri­at, Gene­ral­vi­ka­ri­at, ein Teil der Finanz­ver­wal­tung und die Kanz­lei. Noch muss natür­lich vie­les nach­jus­tiert, also auf unse­re Bedürf­nis­se ange­passt wer­den. Ist erst­mal eine ers­te Rou­ti­ne ein­ge­tre­ten, fol­gen wei­te­re Haupt­ab­tei­lun­gen und Abteilungen.

Und wie läuft der Umstieg?
Das DMS-Team setzt auf indi­vi­du­el­le Schu­lung und per­sön­li­che Beglei­tung. Jede Abtei­lung, die auf enaio umsteigt, erhält einen Haupt­an­sprech­part­ner im DMS-Team. Die­ser führt zunächst grund­sätz­lich in die Arbeit ein und kommt dann immer wie­der zum Üben und Bespre­chen. In die­ser Pha­se wer­den not­wen­di­ge Anpas­sun­gen an enaio vor­ge­nom­men, bis Stück für Stück das Arbei­ten in enaio die bis­he­ri­ge Arbeits­wei­se ablöst. Auf die­sem Weg wer­den die Abtei­lun­gen ganz per­sön­lich betreut und beglei­tet. Daher wer­den die ein­zel­nen Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten auch suk­zes­si­ve ein­ge­bun­den – die per­sön­li­che Bera­tung erscheint hier unbe­dingt notwendig.

Der Rech­nungs­work­flow
Auch der Rech­nungs­work­flow des Bischöf­li­chen Ordi­na­ri­ats soll zukünf­tig in enaio umge­setzt wer­den. Die not­wen­di­gen Schrit­te wer­den der­zeit vor­be­rei­tet und ein­ge­rich­tet. Im Herbst wird dann der digi­ta­le Rech­nungs­work­flow Wirk­lich­keit wer­den und unser Ver­wal­tungs­han­deln an einem wesent­li­chen Punkt ein­mal mehr ver­ein­fa­chen und beschleunigen.

Sobald eine genü­gend gro­ße Zahl von Benut­zen­den mit enaio arbei­tet, wird das DMS-Team über den Rech­nungs­work­flow hin­aus wei­te­re Pro­zes­se in enaio abbil­den, die den der­zeit ana­log gepfleg­ten Ver­wal­tungs­gän­gen ähneln. Damit wird dann enaio sei­ne gro­ße Stär­ke zei­gen kön­nen: Men­schen und Ver­wal­tungs­han­deln über die Gren­zen von Refe­ra­ten, Abtei­lun­gen und Haupt­ab­tei­lun­gen zu verbinden.